نمایشگاه‌ها می‌توانند یک فرصت باارزش برای رسیدن به اهدافی کلیدی در کوتاه‌ترین زمان ممکن باشند. درصورتی‌که بتوانید نمایشگاه درست را انتخاب کنید و برای آن برنامه‌ریزی دقیقی داشته باشید، می‌توانید خود را برای دستیابی به رشد مالی و ارتباطی و فروش بیشتر آماده کنید.

برگزاری نمایشگاه به‌جز به وجود آوردن فرصت برای ارتباطات ارزشمند مزایای دیگری نیز دارد:

پرستیژ و شخصیت کاری شما را بالا می‌برد. 

نمایشگاه‌ها مکان‌های خوبی برای دریافت بازخوردهای فوری از محصولات جدید هستند.

کارکنان شما می‌توانند به بازدیدکنندگان غرفه‌تان کمک کنند و همچنین به آن‌ها شانس شرکت در یک قرعه‌کشی را بدهند.

شما به‌عنوان شرکت‌کننده این فرصت را خواهید داشت که با خریداران خارجی دیدار کنید و با آنها در رابطه با همکاری‌های داخلی و خارجی صحبت کنید.

هیچ قاعده کلی در رابطه با این سؤال وجود ندارد. هر نمایشگاه بر اساس میزان مخارج مصرفی خود، منطقه‌ای که برای برگزاری تصرف کرده است و حتی اینکه نمایش در زیر سقف برگزار شود یا فضای باز، شارژ موردنظر خود را محاسبه می‌کند. این میزان با توجه به اینکه آن نمایشگاه خاص تا چه حد می‌تواند جمعیت را به خود جلب کند افزایش می‌یابد.

نمایشگاه‌های همگانی یا پرمشتری معمولاً باعث به وجود آمدن پول نقد به‌صورت آنی می‌شوند، مگر اینکه محصولات شما لوازم خانه، آشپزخانه و... باشند! نمایش‌های تجاری درآمدی فوری ندارند و برای برندینگ استفاده می شوند. درواقع فروش اصلی بعد از برگزاری نمایشگاه خواهد بود. در بسیاری از موارد نیز خریداران صبر می‌کنند تا سال بعد نیز دوباره شمارا در نمایشگاه ببینند تا اطمینان حاصل کنند که هنوز در حال فعالیت هستید! درواقع نمایش‌های تجاری سرمایه‌گذاری‌های بلندمدت هستند.

سعی کنید اطلاعات همه بازدیدکنندگانی که به کالاها، خدمات و یا شرکت شما ابراز علاقه می‌کنند، ثبت کنید. ثبت اطلاعات می‌تواند به روش‌های مختلفی مثل رزرو نام بازدیدکنندگان برای انجام پیگیری‌های بعدی و یا صندوق‌هایی باشد که مخاطبین کارت‌های تبلیغاتی خود را درون آن می‌اندازند. در نمایشگاه‌های بزرگ‌تر معمولاً برای ثبت اطلاعات مخاطبین و بازدیدکنندگان از روش‌های جدیدتر فنّاورانه استفاده می‌شود.

به یاد داشته باشید که معمولاً ممکن است بین جذب اولین مخاطب تا گرفتن اولین سفارش واقعی مدت‌زمان زیادی فاصله بیفتد. توجه به این نکته که هدف اصلی برگزاری نمایشگاه یک هدف بلندمدت است می‌تواند در اینجا بسیار کمک‌کننده باشد.

نمایشگاه ها توسط صنعت مرتبط برگزار و حمایت می‌شود. از شرکت در نمایشگاههای کلی خودداری کنید و سعی کنید تا حد امکان در نمایشگاه‌هایی حاضر شوید که بهترین مخاطبین شما حضور دارند. کاتالوگ‌هایی که از طرف مدیران برگزاری برای شما فرستاده می‌شود را به‌دقت بررسی کنید و ببینید آیا نام‌های مشهور بخش فعالیتی شما نیز در آن نمایشگاه حضور پیدا خواهند کرد؟ مدیران برگزاری نمایشگاه معمولاً می‌توانند فهرست‌های دقیقی از شرکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان نمایش‌های سال‌های پیش به شما ارائه دهند. ببینید آیا اسامی مشتریان، رقبا و یا بازار هدف خود را در لیست پیدا می‌کنید؟ در حالت ایده آل بهتر است همیشه ابتدا لیست سال قبل را پیش از رزرو غرفه برای سال آینده مشاهده کنید.

سعی کنید تا حد امکان از شرکت در نمایش‌هایی که برای اولین بار برگزار می‌شوند خودداری کنید زیرا معمولاً زمان زیادی برای به اثبات رسیدن این‌گونه نمایش‌ها لازم است.

نمایشگاه‌ها معمولاً بسیار گران‌قیمت هستند و موفقیت در آنها مستلزم برنامه‌ریزی‌های دقیق از پیش است. مدیران باتجربه برای برگزاری نمایشگاه معمولاً بایک شرکت معتبر خدمات نمایشگاهی با تجربه مشورت می کنند.

چاپ کردن بدون شک یک فرآیند زمان‌بر است. سعی کنید از بانک تبلیغاتی خود استفاده کنید. ممکن است شما بخواهید دو نوع تخفیف ویژه برای اجناس خود قائل شوید – اولی کافی اما ارزان است و می‌تواند کاملاً بفروش برسد – اما برای سؤالات جدی‌تر بروشورهای رنگی چاپ کنید.

مهم‌ترین عامل، توجه به میزان عبور و مرور است! اما همان‌طور که شما علاقه دارید غرفه‌تان در محلی باشد که بسیاری از بازدیدکنندگان از آنجا عبور می‌کنند و آن را ببینند مخاطبین نیز دوست دارند غرفه شما به‌گونه‌ای باشد که امکان توقف و بازدید کامل از آن را داشته باشند. شما می‌توانید به‌وسیله استفاده از جذابیت‌های چشمی مختلف توجه بازدیدکنندگان را به غرفه خود جلب کنید. جذابیت‌هایی مانند استفاده از طراحی‌های گرافیکی زیبا یا صفحه‌های متحرک. هرگز فکر نکنید که بازدیدکنندگانی که از کنار غرفه شما عبور می‌کنند از پیش می‌دانند که شما چه چیزی تولید می‌کنید. کالاهای خود را با حروف بزرگ و تصاویر مختلف تبلیغ کنید.

توجه کنید که اگر حداقلی از سلیقه را داشته باشید، می‌توانید خودتان به‌وسیله وسایل اجاره‌شده مثل صندلی‌ها و صفحه‌های نمایش غرفه‌تان را طراحی کنید. البته برای استفاده ازاین‌گونه وسایل نیز راهکارهای کم‌هزینه‌تری مثل استفاده از نشان منشی‌ها به‌عنوان نشان لباس‌ها، استفاده از صندلی‌های اتاق ملاقات و استفاده از طرح‌های گرافیکی اتاق تابلو وجود دارد؛ اما درهرحال توجه داشته باشید که این‌گونه صرفه‌جویی‌ها پرستیژ کار شمارا پایین نیاورد.

در حالت کلی اگر می‌خواهید بهترین طراحی را بدون هزینه زیاد به غرفه خود بیاورید از یک طراح غرفه نمایشگاهی کمک بگیرید.

اینکه چند نفر از افراد باید در یک غرفه حضور داشته باشند مستقیماً به‌اندازه غرفه بستگی دارد اما حتی کوچک‌ترین غرفه‌ها نیز باید حداقل دو نفر را در خود جای دهند - حتی اگر فقط یک نفر از آنها در لحظه مسئولیت غرفه را به عهده دارد - شخص مناسب برای کار در غرفه باید اطلاعات کافی در مورد محصولات را داشته باشد، مسئولیت‌پذیر باشد و مهم‌تر از همه توانایی ارتباط متقابل با بازدیدکنندگان را داشته باشد. اطمینان حاصل کنید افرادی که برای حضور در غرفه انتخاب کرده‌اید به‌آسانی برای بازدیدکنندگان قابل‌شناسایی باشند.

برای به اثبات رساندن حضورتان در نمایشگاه راهکارهای زیر را عملی کنید:غرفه‌تان را از پیش تبلیغ کنید! حضورتان در نمایشگاه را به‌وسیله ایمیل، قرار دادن در وب‌سایت و یا هر نوع وسیله ارتباطی دیگر به مشتریان خود اطلاع دهید. بعضی نمایشگاه‌ها پیش از برگزاری دعوت‌های رایگان از مشتریان کلیدی خود به عمل می‌آورند.

غرفه را سرگرم‌کننده بسازید! مدام در حال فعالیت و جذاب به نظر برسید.

با قرار دادن چیزهای غیرمعمول روی پیش‌خوان غرفه‌تان بازدیدکنندگان را وادار به توقف کنید.

برای اینکه بازدیدکنندگان را با طراوت و تازه‌سازید غرفه را مدام بچرخانید.

با بازدیدکنندگان دوستانه رفتار کنید اما هیچ‌گاه در مدخل ورودی غرفه نایستید. سعی کنید همیشه به گوشه ایستاده باشید اما در موقع لزوم همه‌جا حضورداشته باشید.

محصولات جدید را با نشان «جـدید» مشخص کنید.

روی بعضی از اجناس خود برچسب «فروخته شد» بزنید حتی اگر این اتفاق نیفتاده است. مردم علاقه دارند از شرکت‌های موفق خرید کنند و این کار نیز حس متضاد را برمی‌انگیزد.

بازدیدکنندگان با خواندن نشان‌های نام آنها به اسم صدا کنید.

هنگامی‌که نمایشگاه به پایان رسیده است و البته هنوز ذهن کارکنان شما تازگی دارد، با آن‌ها جلسه‌ای برگزار کنید و اهداف جدیدی را برای شرکت در نمایشگاه سال بعد معین کنید.